Dreamteam: Trello und Slack

Trello und Slack sind zwei wunderbare Tools, die meine Welt auf den Kopf gestellt haben. Seit fast dem Beginn dieser Tools, sind das die Programm, die bei mir am meisten geöffnet sind.

Viele reden darüber und fragen, wie man Trello und Slack sinnvoll nutzen könnte. In diesem Beitrag werde ich nicht das ABC dieser Tools erklären, sondern aufzeigen, wie ich sie nutze.

Wie ich Trello nutze

Ich nutze Trello für fast alles und habe sicher gut über hundert Trello-Boards erstellt. Hier möchte ich aber nur meine Trello-Nutzung für Web-Projekte vorstellen.

Jedes Projekt (jeder Kunde) hat ein Trello-Board

Dort drin habe ich folgende Listen (Spalten):

• Read first: Infos zum Projekt, zur Arbeit im Team etc.
• To Do: Aufgaben kommen hier rein
• Doing: Was in Arbeit ist
• Done: Erledigt
• Assets (oder Access): Zugangsdaten, task-unabhängige Dateien, …

• Jede Karte (Trello Card) ist eine Aufgabe mit Beschreibung
• Die Karte ist der verantwortlichen Person zugeordnet
• Dateien, Screenshots (brauche ich sehr viel in Trello!) und Anweisungen sind in den Karten

Der Arbeitsablauf ist simpel:

• Wer an einer Aufgabe arbeitet, zieht sie in die Spalte Doing, wenn sie erledigt ist in Done.
• Bemerkungen, Fragen und Antworten zu Tasks gehören in die Karte
• Wenn eine Karte in die Done-Liste hinzugefügt wird, werde ich benachrichtigt.
• Die Liste Done gehe ich regelmässig durch. Danach archiviere ich die erledigten Tasks.

Vorteile von dieser Arbeit mit Trello

• Alles Nötige ist immer zur Hand
• Grosse Aufgaben werden in kleine zerlegt
• Visuelle Übersicht
• Kommunikation vereinfacht, da man nie erklären muss zu welchem Thema man eine Frage oder Bemerkung hat

Wie ich Slack nutze

E-Mail ist nur noch extern

Teaminterne Kommunikation, die nicht zu Trello-Karten gehört – also nicht task-spezifisch ist – kommt in Slack. E-Mail ist für externe Kommunikation reserviert.

Oft stelle ich mir vor, dass ein Channel als Ersatz für einen E-Mail-Betreff gelten kann. Statt dass ich E-Mail mit aussagekräftigen Betreffen verschicke, schreibe ich einfach in den Channel mit dem passendsten Titel. Passt keine, geht die Nachricht entweder als Privatnachricht durch oder ich erstelle den Channel.

Ich habe für laufende Projekte eigene Channels, in die ich die entsprechenden Team-Mitglieder einlade.

Einzelne Channels sind für Teile des Teams oder das ganze Team verfügbar.

Das Telefon ist auch in Slack

Bis für kurzem nutzte ich Skype für VOIP, neuerdings kann ich Videoanrufe direkt aus Slack starten.

Notifications in Slack statt E-Mail

Wenn zum Beispiel eine Aufgabe in Trello in die Done-Liste hinzugefügt wird, bekomme ich eine Notification in Slack. Wieder etwas weniger im E-Mail.

Vorteile von dieser Arbeit mit Slack

• Interne und externe Kommunikation getrennt
• Viel, viel schneller als E-Mail
• Nachrichten können nach dem Senden noch bearbeitet werden
• Kein CC-Chaos, BCC-Chaos
• eigentlich noch ganz viel mehr…

Pro-Tipps zu Trello und Slack

• Trello und Slack sindgut mit IFTTT und Zapier nutzbar
• Tastenkürzel lernen lohnt sich!
• Integrationen und Optionen mit der Zeit auschecken

Fazit

Trello und Slack haben keine Spielregeln oder Schiedsrichter. Es ist die eigene Kreativität, die diese beiden Tools für die individuellen Umstände nützlich machen kann. Ich glaube, dass jeder von Trello profitieren kann und viele, die in Teams arbeiten sich mal Slack anschauen sollten.